溝通平台與時機

利害關係人及重大性議題之鑑別與溝通


公司依據「重大性議題」編製企業永續報告書,且辨識出利害關係人,包括股東、客戶、供應商、員工、政府、非營利組織、社區、媒體等為公司的主要溝通對象。

重大議題的決定,來自徵詢外部利害關係人及內部主管的意見反饋,經收集抽樣者母體的統計結果所產生。

考量面的「邊界」是描述每個重大性議題的衝擊影響範圍,不同議題的邊界因實際情況而有所不同。 在設定邊界時,已考量對組織內、外部的衝擊,議題有關的衝擊可能會發生在組織的內部、外部或二者同時發生。



利害關係人溝通之實際執行情形及頻率

公司與各類利害關係人之溝通平台、時機與關切議題如下表所列之預計執行模式,108年具體作為揭露於「實際執行情形及頻率」之內容。
為強化公司治理,並報告於109.1.15董事會。董事會議事錄(109年第1次)網址如下:
http://www.jean.com.tw/invest-manage.php#tab-selector-6

利害關係人 溝通平台 溝通時機 108年實際執行情形及頻率 關切議題
股東 股東會 每年召開 於108/5/29日召開。 經營績效
提升經營競爭優勢
風險管理
公司治理與內控
經營資訊透明化
年報 每年出版 於108/4/24日出版。
法人說明會 不定期舉行 於108/9/24及12/27舉行2次。
公開資訊觀測站 依法公告 依法令規定期限即時公告。
網站投資人園地 隨時公布更新 依經營結果即時公布更新財務、投資相關資訊。
發言人電話、電子郵件 持續公開 於官網聯絡我們之頁籤中公告。
客戶 網站個案資訊 隨時公布更新 依個案推案銷售時點,即時公布更新。 市場形象
顧客的健康與安全
行銷溝通
顧客隱私保護
管委會會議 依管委會時程 依公司建案擔任委員或物業案場服務之管委會時間,參與會議討論。
滿意度調查問卷 專案舉行 完成新美齊匯建案交屋之滿意度調查問卷。
客服專線 持續公開 於官網聯絡我們之頁籤中公告。
供應商 供應商評鑑 專案舉行 完成新美齊天母455等新建案工程採購之供應商評鑑。 供應鏈管理
創新思維與設計
產品守規性
職場安全與健康
供應商考核 工程竣工時 完成新美齊匯建案分項工程竣工時之供應商考核。
招標議價會議及合約 專案舉行 完成新美齊天母455、VOLVO新莊廠等新建案工程招標。
工程品質管理會議 依工進時程 進行新美齊匯、新美齊天母455、VOLVO新莊廠等新建案工程。
申訴與檢舉專線及信箱 持續公開 於官網之利害關係人聯絡資訊之頁籤中公告。無接獲申訴或檢舉之事項。
員工 經營管理會議 每周/月 每周主管會議。
每周/月部門業務管理檢討。
於108/12/23 舉行108年經營管理大會。
人才培育與發展
勞資關係維護
員工福利
職場安全與健康
員工雙向溝通
員工多元化與平等機會
勞工問題申訴機制
兩性薪酬平等
訓練及說明會 依年度計畫 依董事長核定之108年度教育訓練計劃表執行。
員工績效評核 每半年 108年6、12月執行2次。
電子佈告 隨時公布更新 利用公司電子郵件及知識分享平台隨時公布更新。
網站公司資訊 隨時公布更新 依經營結果即時公布更新相關資訊。
福利委員會議 每季 108年每季底召開福利委員會議,並公告會議予同仁。
申訴與檢舉專線及信箱 持續公開 於官網利害關係人聯絡資訊之頁籤中公告。無接獲申訴或檢舉之事項。
政府 公文函令 即時回覆 依函文規定期限即時回覆。 公司治理與內控
環境守規性
產品與服務標示
機關審查會議 專案舉行 投標捷運聯開案Y11、Y13,依規定時間參與會議,提供相關資訊。
法令規約 依法遵循 依法令規定通知相關部門遵循辦理。
非營利組織 會議參與 不定期 與協助弱勢團體依專案不定期舉行討論會議。 社會公益與關懷
能源永續
活動協辦 不定期 協助弱勢團體-「小胖威利病友關懷協會」舉辦中秋產品推廣及春節捐贈,推展予員工及供應商、合作夥伴等利害關係人。
社區 公聽會 專案舉行 依專案開發進度舉行。 都市更新參與
當地社區參與
管委會活動協辦 不定期 協助物業管委會中元、中秋、聖誕等活動之舉辦。
媒體 廣告文宣 專案發佈 於新美齊公司及酒店式公寓官方臉書、記者會、相關行銷推廣活動發佈文宣。 經營資訊透明化
市場形象
網站公司資訊 隨時公布更新 依經營結果即時公布更新相關資訊。

敬啟者您好:


新美齊股份有限公司企業永續報告書自2014年度起編輯,旨在揭露經濟、環境與社會等三大面向的績效資訊與未來規劃,讓各界利害關係人更了解本公司積極推展永續發展與社會責任的決心與成果。

我們每年持續進行企業永續報告書的編輯,資料涵蓋期間為當年度之會計年度並於次年6月發行。為使永續報告書能夠與利害關係人達成有效的互動與溝通,誠摯地邀請您填寫以下問卷,協助我們瞭解您所關注的重大性議題或提供寶貴的意見與建議。

若您有相關問題,也歡迎與我們聯繫,我們將竭誠為您說明。再次懇請惠於襄助,深致謝忱。


公司發言人
發言人姓名:林傳捷
職 稱:董事長兼總經理
電 話:886-2-5582-8168
電子郵件信箱:jesse.lin@mail.jean.com.tw


關注議題調查

利害關係人溝通之服務窗口


利害關係人 聯絡窗口資訊
股東、政府、非營利組織、社區、媒體 發言人
姓名/職稱:林傳捷/董事長
電話:886-2-5582-8168

代理發言人
姓名/職稱:廖育嫺/財務會計處長
電話:886-2-5582-8168
客戶 客服處
姓名/職稱:范嘉惠/副理
電話:0800-244288
供應商 採購部
姓名/職稱:蔡佳航/經理
電話:886-2-5582-8168
員工 管理部
姓名/職稱:陳秀敏/經理
電話:886-2-5582-8168

利害關係人申訴與檢舉之受理窗口

稽核室

姓名/職稱:張再慶/稽核長

電 話:886-2-5582-8168

電子郵件信箱: chiefauditor@mail.jean.com.tw


公司人員涉不誠信行為處理之檢舉制度:


本公司鼓勵內部及外部人員檢舉不誠信行為或不當行為,依其檢舉情事之情節輕重依公司人事規章予以獎勵,內部人員如有虛報或惡意指控之情事,應予以紀律處分,情節重大者應予以免職。

本公司於公司網站建立並公告檢舉信箱、專線,供本公司內部及外部人員使用。本公司人員若發現有違反誠信經營之情事,應立即向內部稽核主管進行檢舉;檢舉人應至少提供下列資訊:

一、 檢舉人之姓名及可聯絡到檢舉人之地址、電話、電子信箱。

二、 被檢舉人之姓名或其他足資識別被檢舉人身分特徵之資料。

三、 可供調查之具體事證。


本公司處理檢舉情事之相關人員應對於檢舉人身分及檢舉內容予以保密,本公司並承諾保護檢舉人不因檢舉情事而遭不當處置,並依下列程序處理:

一、 檢舉情事涉及一般員工者應呈報至部門主管,檢舉情事涉及董事應呈報至獨立董事。

二、 本公司內部稽核主管及前款受呈報之主管或人員應即刻查明相關事實,必要時由相關部門提供協助。

三、 如經證實被檢舉人確有違反相關法令或本公司誠信經營政策與規定者,應立即要求被檢舉人停止相關行為,並為適當之處置,且必要時透過法律程序請求損害賠償,以維護公司之名譽及權益。

四、 檢舉受理、調查過程、調查結果均應留存書面文件,並保存五年,其保存得以電子方式為之。保存期限未屆滿前,發生與檢舉內容相關之訴訟時,相關資料應續予保存至訴訟終結止。

五、 對於檢舉情事經查證屬實,應責成本公司相關單位檢討相關內部控制制度及作業程序,並提出改善措施,以杜絕相同行為再次發生。

六、 本公司內部稽核主管應將檢舉情事、其處理方式及後續檢討改善措施,向董事會報告。

供應商管理政策


第一條:目的


公司為與供應商共同致力提升企業社會責任,要求與供應商合作,在環保、安全或衛生等議題遵循相關規範,爰依本公司訂定之「企業社會責任實務守則」第二十六條及相關規定訂定 本政策。


第二條:與供應商之關係


1. 本公司致力與協力廠商一同成長並善盡企業社會責任,共同創新與精進品質。

2. 本公司建立長期合作夥伴名單,彼此深知對方之期待與品質規範,並加強信息交流與共用,來降低不確定性與降低風險。

3. 本公司與供應商均有良好的供應鏈關係,達到整體生產成本最適化,且兼顧共存共榮關係。


第三條:供應商之管理及評估


1. 本公司以永續發展為核心,追求極致永續工藝住宅為目標。考量建築物生命週期評估,從建材生產、運輸、營建、使用、維護到建築物 拆解、廢棄物處理等過程所造成的環境衝擊評估下,主張規畫及營造之住宅需具備安全防災性、生態保水性、節能減碳性、減廢環保性 及健康智能性等五大性能,以達到友善環境、永續地球的具體作為,共同致力於維護環境及企業社會責任之提升。

2. 本公司營建工地透過各項友善環境措施,包括景觀綠化工程、使用「節能標章」認證的產品、照明時序控制系統、加強空間自然採光及通風、採用濕式輕質隔間牆、建築物採輕量化可回收之減碳設計、規劃廚餘冷藏設備及資源分類回收空間、推動綠建材之採購使用及推動無紙化辦公環境..等具體措施。

3. 本公司已訂定「一般請採購及付款管理程序」、「工程請採購管理程序」..等程序,包括規定辦理遴選、招標、議價與決標等方式辦理採購、驗收及計價付款程序,對供應商均經謹慎的技術能力、財務、信譽等條件給予資格審查合格後邀請投標,決標時並利用「投標廠商評選表」包含廠商工程完工實績、履約能力、施工計畫、環保、環境及安全衛生管理計畫等進行評比,以評估供應商過去有無影響環境與社會之紀錄,並選定優良之廠商簽訂合約。

4. 工程發包時,於合約註明供應商應採用符合環保法規要求標準之營建機具,以降低對環境及噪音之汙染,並要求遵照勞工安全衛生法及其施行細則實施安全衛生管理工作,以共同致力提升企業社會責任。


第四條:誠信經營與交易


1. 公司與供應商加強合作,共同致力不得違反企業社會責任政策,依本公司「誠信經營守則」規範,落實誠信經營政策積極防範不誠信行為。

2. 公司與主要供應商共同簽訂「誠信條款」承諾於契約履行及商業行為之過程中,均不得直接或間接提供、承諾、要求或收受任何不正當利益,或做出其他違反誠信、不法或違背受託義務等不誠信行為,以求獲得或維持利益,若有違反規定者,得隨時終止、解除合約或將給付之不正當利益自合約價款中如數扣除,並追訴法律責任。

3. 若公司人員向供應商索取不正當利益,供應商承諾於知悉後檢具相關具體事證、聯絡資訊向公司內部稽核主管檢舉,如經查證屬實並免除弊端之發生,則公司將視情況酌予供應商獎勵。

內線交易防範之內部規定


為建立良好之公司治理制度,本公司遵循金融監督管理委員會頒布之「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」及證券交易法等相關法規,訂定「內部重大資訊處理及防範內線交易作業程序」、「誠信經營作業程序及行為指南」,以避免內部人利用市場上無法取得的資訊來獲取不當得利,同時強化內線交易之防範及降低內線交易之風險。


本公司依據證券交易法第一百五十七條之一第一項規定,下列各款之人均屬禁止內線交易規定之適用範圍,包括:

1. 本公司之董事、經理人及依公司法第二十七條第一項規定受指定代表行使職務之自然人(依公司法第二十七條第一項規定,政府或法人為股東時,得當選為董事。但須指定自然人代表行使職務)。

2. 持有本公司之股份超過百分之十之股東。

3. 基於職業或控制關係獲悉消息之人。

4. 喪失前三款身分後,未滿六個月者。

5. 從前四款所列之人獲悉消息之人。

另依據證券交易法第二十二條之二規定,本公司之董事、審計委員、經理人或持有本公司股份超過百分之十之股東,其持股應包括其配偶、未成年子女及利用他人名義持有者。


「內部重大資訊處理及防範內線交易作業程序」 詳細內容之網頁連結:

http://www.jean.com.tw/invest-manage.php#tab-selector-4


「誠信經營作業程序及行為指南」第十五條 (內線交易之禁止及保密協定)明訂,本公司人員應遵守證券交易法之規定,不得利用所知悉之未公開資訊從事內線交易,亦不得洩露予他人,以防止他人利用該未公開資訊從事內線交易。參與本公司合併、分割、收購及股份受讓、重要備忘錄、策略聯盟、其他業務合作計畫或重要契約之其他機構或人員,應與本公司簽署保密協定,承諾不洩露其所知悉之本公司商業機密或其他重大資訊予他人,且非經本公司同意不得使用該資訊。


「誠信經營作業程序及行為指南」 詳細內容之網頁連結:

http://www.jean.com.tw/responsibility.php#tab-selector-3


內線交易防範之執行情形

類型 對象 主題/時間
訓練 1. 新進人員。
2. 未上過相關指定課程之人員。
1. 每半年對新進人員進行誠信、內線交易之禁止及保密協定等法規遵循之訓練。2019年度已執行之課程時間為7/26、12/20。
2. 未上過防範內線交易課程之人員。2020年度已於1/31進行。
宣導 1. 大股東、董事、獨立董事、經理人。
2. 抽樣受訪供應商之負責人或專案的高階主管。
1. 每月內部人持股申報時,同時宣導防範內線交易、證券相關法規及主管機關來函宣導..等規定。
2. 稽核室2019年第4季已執行年度抽樣供應商之拜訪,宣達誠信政策及保密協定等內線交易禁止之規定。
承諾 1. 全體董事。
2. 全體員工。
3. 供應商。
1. 就任時簽署「董事(獨立董事)保密合約書」。
2. 新進時簽署「勞動契約」。
3. 交易個案適用保密協定時簽署「供應商保密協議書」。
規定不得洩漏所知悉之營業機密、未公開之內部重大資訊等,以履行保密義務。

主管機關公司治理論壇-內線交易與企業社會責任 詳細內容之網頁連結:

https://youtu.be/plpvy_psMGw

https://youtu.be/3BVf65lk2V4

https://youtu.be/ykM-qmZdhco

https://youtu.be/0AFAJEF2tGc